Datenschutzhinweis für Bewerber und Interessenten (w/m/d)

Mit den nachfolgenden Erläuterungen möchten wir, die Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG (nachfolgend: WW-Gruppe), Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung oder allgemeinen Interessenbekundung und die Rechte, die Sie in diesem Zusammenhang als von der Datenverarbeitung betroffenen Person zustehen, informieren. 
Bitte lesen Sie die Informationen und Bestimmungen aufmerksam durch, bevor Sie uns Ihre Daten übermitteln.

1. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dabei kann es sich – nur beispielsweise um Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer oder Angaben über Ihren beruflichen Werdegang handeln.

2. Was ist unter dem Begriff Datenverarbeitung zu verstehen?

Unter den Begriff der Datenverarbeitung fällt das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen sowie die Vernichtung personenbezogener Daten.

Die gesetzlichen Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich insbesondere aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

3. Wofür gelten diese Datenschutzhinweise?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in unterschiedlichen Situationen. Sie können beispielsweise von einer Datenverarbeitung betroffen sein, wenn Sie in einem Vertragsverhältnis mit uns stehen, auf unserer Website surfen oder eine unserer Apps nutzen. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Datenverarbeitungen, die in Ihrer Eigenschaft als Interessent oder Bewerber auf offene Stellen bei uns oder einer unserer Konzerngesellschaften, mit denen wir jeweils gemeinsam den Recruitingprozess durchführen, vorgenommen werden. 

Für interne Bewerber und Interessenten, die bereits Beschäftigte der Westfalen Weser-Gruppe sind, gelten darüber hinaus die betrieblichen Regelungen zum Datenschutz.

4. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung meiner Daten?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:
Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG   Tegelweg 25   33102 Paderborn 
T +49 5251 503 0 
www.westfalenweser.com

Sitz: Paderborn   Amtsgericht Paderborn   HRA 6459 
Aufsichtsratsvorsitzender: Tim Kähler 

Persönlich haftende Gesellschafterin: Westfalen Weser Energie Verwaltungsgesellschaft mbH 
Sitz: Paderborn   Amtsgericht Paderborn   HRB 11071 
Geschäftsführer: Jürgen Noch
E-Mail: info@ww-energie.com 

sowie die Gesellschaft in der WW-Gruppe, bei der die Stelle, auf die Sie sich bewerben oder für die Sie Ihr Interesse bekundet haben, zu besetzen ist. Um welche Gesellschaft es sich handelt, entnehmen Sie bei Bewerbungen bitte der Stellenausschreibung. Bei Fragen, Anregungen oder Beschwerden können Sie sich gerne an uns wenden.

5. Wie kann ich die Datenschutzbeauftragte erreichen?

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter datenschutzbeauftragter@ww-energie.com
Sie steht Ihnen für Fragen zum Datenschutz gerne zur Verfügung.

6. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen die Daten?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen selbst im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Interessenbekundung erhalten. Dabei handelt es sich um die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Interessenbekundung zur Verfügung stellen, insbesondere durch Übermittlung der Bewerbungsunterlagen und Ihre Angaben in Bewerbungsgesprächen. Wir besuchen ferner Profile von Bewerbern und Interessenten auf Xing und LinkedIn oder weiteren beruflich orientierten sozialen Netzwerken, sofern solche vorhanden sind. Profile in privaten sozialen Netzwerken besuchen wir nicht.

Ferner ist es möglich, dass wir Daten von Personalvermittlern erhalten, denen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen überlassen haben und die Sie uns als Kandidaten für eine Stelle vorschlagen. 

Sofern Sie sich auf eine Stelle bewerben, die compliancerelevant ist, ist es möglich, dass wir bei den Bewerbern, die in die weitere Auswahl kommen, eine Integritätsprüfung durchführen. Compliancerelevant sind die nachfolgenden Stellen: Kommunalberater (w/m/d), Compliance-Beauftragte (w/m/d), Strategische Einkäufer (w/m/d) inklusive Claim-Manager (w/m/d), Juristen (w/m/d), Revisoren (w/m/d). Die Stellen sind entsprechend gekennzeichnet. Eine Integritätsprüfung wird vorgenommen bei externen Einstellungen sowie bei internen Versetzungen/Übertragungen, wenn die Betriebszugehörigkeit weniger als 5 Jahre beträgt. Es wird eine internetgestützte Recherche (Google-Suche) durchgeführt, wobei eine Suche in sozialen Netzwerken nicht stattfindet. Sofern Referenzen von vorherigen Arbeitgebern angefordert werden sollen, wird dies mit dem Bewerber gesondert besprochen.

Für Stellen im Geltungsbereich des Informationssicherheitsmanagementsystems müssen Sie ein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen. Auch hier sind die Stellen entsprechend gekennzeichnet.

7. Online-Bewerbungen und Interessenbekundungen

Um sich online bei uns zu bewerben oder Interesse an Stellen zu bekunden, ist die Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse notwendig. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Sie werden dann aufgefordert, Daten zu Ihrer Person und den Möglichkeiten, Sie zu kontaktieren, anzugeben, ggf. stellenrelevante Fragen zu beantworten und die üblichen Dokumente wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Die Korrespondenz mit Ihnen führen wir regelmäßig über die angegebene E-Mail-Adresse, eine Verschlüsselung findet hierbei nicht statt. 

Ihr Nutzerprofil wird automatisch gelöscht, wenn Sie sich sechs Monate lang nicht einloggen. Ferner löschen wir Ihr Nutzerprofil gerne dann, wenn Sie dies wünschen. Kontaktieren Sie uns hierzu bitte unter den oben genannten Kontaktdaten.

8. Zu welchen Zwecken werden meine Daten verarbeitet und aufgrund welcher Rechtsgrundlage ist dies erlaubt?

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich dann, wenn die Verarbeitung gesetzlich erlaubt ist oder wenn wir Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung erhalten haben. 

Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Stellenbesetzung (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO)
Die Datenverarbeitung erfolgt zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also letztlich zur Anbahnung von Arbeitsverträgen. 

Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO)
Neben der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Vertragsanbahnung verarbeiten wir – sofern Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen – Ihre Daten auch aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des Interesses eines Dritten. 

Hintergrundrecherche bei Bewerbern auf Positionen mit besonderer Compliancerelevanz
Wie bereits unter Ziffer 6. erwähnt, führen wir eine Integritätsprüfung bei Positionen mit besonderer Compliancerelevanz durch. Es dient unserem berechtigten Interesse, gerade bei solchen Stellen zu recherchieren, ob Bewerber, die in die engere Auswahl für eine Stelle kommen, richtige Angaben gemacht haben. 

Verbesserung unseres Recruitingverfahrens, Umfragen zur Zufriedenheit von Bewerbern und Interessenten
Wir sind bestrebt, unser Verfahren stetig zu verbessern. Deshalb führen wir, sofern Sie uns hierzu Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben oder es auf Grundlage einer gesetzlichen Regelung gestattet ist, Umfragen zur Bewerber- und Interessentenzufriedenheit durch und nutzen die Erkenntnisse daraus, um zu erkennen, an welchen Stellen im Recruitingprozess noch Verbesserungspotenzial besteht. Wir möchten herausfinden, wer sich bei uns bewirbt, sich für uns interessiert und wen wir mit unseren Stellenausschreibungen ansprechen. 
Sofern und soweit möglich, verarbeiten wir Ihre Daten in pseudonymisierter Form, also so, dass Sie durch uns nicht mehr direkt identifiziert werden können.

Verteidigung gegen und Geltendmachung von Rechtsansprüchen
Darüber hinaus speichern wir Daten von Bewerbern und Interessenten, um uns gegebenenfalls gegen geltend gemachte Ansprüche, etwa aus dem AGG, verteidigen zu können. Wir legen personenbezogene Daten gegenüber Ämtern, Behörden und Gerichten offen, wenn dies erforderlich ist, um uns in Rechtsstreitigkeiten zu verteidigen oder Rechtsansprüche durchzusetzen.

Empfehlungen von Stellenbörsen oder Personalvermittlern
Sofern eine gesetzliche Erlaubnis oder Ihre Einwilligung hierzu vorliegt, können wir Sie empfehlen, bestimmte Stellenbörsen zu nutzen oder sich an bestimmte Personalvermittler zu wenden, mit denen wir zusammenarbeiten. 

Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO)
Ferner erfolgt eine Datenverarbeitung dann, wenn wir hierzu aufgrund gesetzlicher Vorgaben verpflichtet sind. Darunter fallen Rückmeldungen an die Agentur für Arbeit sowie Auskünfte gegenüber Ämtern, Behörden und Gerichten, sofern wir hierzu verpflichtet sind. 

Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Eine Datenverarbeitung erfolgt zudem dann, wenn und soweit Sie in eine Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 a DSGVO eingewilligt haben. Die Zwecke, zu denen eine Datenverarbeitung im Rahmen dessen erfolgt, ergeben sich aus der jeweiligen Einwilligung.

9. An welche Kategorien von Empfängern werden meine Daten übermittelt?

Wir behandeln die Tatsache, dass Sie sich bei uns bewerben oder Sie sich für uns interessieren wie auch Ihre personenbezogenen Daten vertraulich. Innerhalb der WW-Gruppe erhalten nur die Abteilungen und Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Regelmäßig handelt es sich dabei um Mitarbeiter der Personalabteilung, sowie der Fachabteilung innerhalb derer Stellen zu besetzen sind, z.B. die Führungskraft, in deren Team die Stellen angesiedelt sind. 

Die Westfalen Weser Energie GmbH & Co.KG betreibt nicht nur Recruiting, um Stellen bei sich selbst zu besetzen, sondern auch bei Gesellschaften der Gruppe. Die Gesellschaften von Westfalen Weser wirken arbeitsteilig zusammen. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an andere Gesellschaften erfolgt ebenfalls nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und dies für einen der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Regelmäßig erfolgt eine Übermittlung an und Verarbeitung durch die Gesellschaft, bei der eine Stelle ausgeschrieben ist. 

Eine Übermittlung erfolgt bei Bestehen einer rechtlichen Verpflichtung an öffentliche Stellen, beispielsweise Strafverfolgungsbehörden oder die Agentur für Arbeit. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt darüber hinaus nur dann, wenn dies für die oben genannten Zwecke erforderlich und gesetzlich gestattet ist oder Sie zuvor eingewilligt haben. Ferner sind wir verpflichtet, im Falle vorgeschriebener Zuverlässigkeitsüberprüfungen Daten an das Umweltministerium zu übermitteln. Im Falle einer Beschäftigung von Bewerbern aus Drittstaaten erfolgt eine Übermittlung von Daten an die zentrale Auslands- und Fachvermittlung. Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ferner im Rahmen der Mitbestimmung an den Betriebsrat.
 
Daneben arbeiten wir mit Dienstleistern zusammen, die uns unterstützen. An unsere Dienstleister und Kooperationspartner übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage gegeben ist. Es handelt sich dabei um Dienstleister der folgenden Bereiche:

  • Personalberater und -vermittler
  • Headhunter
  • Dienstleister zur Prüfung der Bewerberqualifikation

10. Werden die Daten auch an Empfänger in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes übermittelt? Wie wird ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt?

Ihre Daten werden durch uns nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes gespeichert. Allerdings ist im Wege von Administrationszugriffen auch ein Zugriff aus einem Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes möglich, da oftmals die Betriebsfähigkeit der Systeme nach dem Follow-the-Sun Prinzip sichergestellt wird. Ein Datenzugriff erfolgt in diesen Fällen nur, wenn entweder für das jeweilige Land ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission existiert, wir mit den Dienstleistern die von der EU-Kommission für diese Fälle vorgesehenen Standardvertragsklauseln vereinbart haben oder das jeweilige Unternehmen eigene interne verbindliche Datenschutzvorschriften aufgestellt hat, welche von den Datenschutzaufsichtsbehörden anerkannt worden sind.

11. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Verwirklichung der Verarbeitungszwecke und/oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten notwendig ist. 

Wenn Sie nicht für die Stelle ausgewählt wurden, auf die Sie sich beworben haben, löschen wir Ihre Daten, sofern Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, sechs Monate nach dem Zurückziehen Ihrer Bewerbung sowie, sofern wir Ihnen absagen, sechs Monaten ab dem Zeitpunkt der Absage. Für den Fall, dass ein Arbeitsvertrag zwischen Ihnen und uns oder einer unserer Konzerngesellschaften zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsunterlagen mit zur Personalakte genommen und mindestens für die Dauer des Anstellungsverhältnisses gespeichert.

Sofern und soweit Sie uns eine Einwilligung zu einer Datenverarbeitung zu bestimmten Zwecken erteilt haben, beispielsweise dazu, Sie unsererseits aktiv zu kontaktieren, um Ihnen weitere offene Stellen bei uns oder einer unserer Konzerngesellschaften anzubieten, ergibt sich die Verarbeitungsdauer aus dem Zweck der erteilten Einwilligung. Bitte beachten Sie die im Zusammenhang mit der Einwilligungserklärung gegebenen Informationen.

12. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen folgende Rechte als von der Datenverarbeitung Betroffenem zu:

Unter den Voraussetzungen von 

Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft zu den über Ihre Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bitte beachten Sie die Einschränkungen des § 34 BDSG

Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten 

Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht auf Löschung personenbezogener Daten. Bitte beachten Sie die Einschränkungen des § 35 BDSG

Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
 
Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit
 
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sofern wir Ihre Daten aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO) oder zur Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO) verarbeiten und wenn sich aus Ihrer besonderen Situation heraus Gründe gegen diese Verarbeitung ergeben, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen diese Verarbeitung. Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr zu diesen Zwecken, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ein Recht auf Widerspruch steht Ihnen – ohne Einschränkung gemäß Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO gegen jede Art der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu.

Ihren Widerspruch können Sie jederzeit formfrei an uns richten. Sie können sich unter folgenden Kontaktdaten an uns wenden:

Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG
-Personalabteilung-
Bielefelder Straße 3
32051 Herford
0 52 51 5 03 0
info@ww-energie.com 

13. Kann ich erteilte Einwilligungen widerrufen?

Sofern wir Ihre Daten auf Basis einer von Ihnen erteilten Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ihre Daten werden dann nicht mehr zu den von der Einwilligung umfassten Zwecken verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, welche vor dem Zeitpunkt des Widerrufs erfolgt ist, durch den Widerruf nicht berührt wird. Ihren Widerruf können Sie formfrei an uns richten, beispielsweise an:

Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG
-Personalabteilung-
Bielefelder Straße 3
32051 Herford
0 52 51 5 03 0
info@ww-energie.com

14. Habe ich ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde?

Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt, können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO jederzeit mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Dies gilt unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

15. Muss ich die Daten bereitstellen oder ist die Bereitstellung für den Vertragsschluss erforderlich?

Eine Bewerbung und Interessenbekundung bei uns erfolgt freiwillig. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten hinsichtlich Ihres bisherigen beruflichen und/ oder schulischen Werdegangs, Ihrer Qualifikation, Ihrer Fähigkeiten und Angaben zu Ihrer Person und wie Sie erreicht werden können, ist notwendig, damit wir herausfinden können, ob Sie als Bewerber oder Interessent und die zu besetzenden Stellen zusammenpassen und wir eine Personalauswahl vornehmen können. Ohne die Bereitstellung personenbezogener Daten durch Sie als Bewerber oder Interessent kann naturgemäß keine Personalauswahl und kein Bewerbungsverfahren durchgeführt werden. Folglich führt eine Nichtbereitstellung personenbezogener Daten schlichtweg dazu, dass Sie bei der Stellenbesetzung als Kandidat nicht berücksichtigt werden können.

16. Wird anhand meiner Daten eine automatisierte Entscheidungsfindung durchgeführt? Und wenn ja, wie wird das gemacht und welche Auswirkungen hat dies auf mich?

Nein, eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

17. Können diese Informationen geändert werden? Und wenn ja, wie erfahre ich hiervon?

Da unsere Datenverarbeitung Änderungen unterliegt, werden wir auch unsere Datenschutzinformationen von Zeit zu Zeit anpassen. Wir werden Sie über Änderungen rechtzeitig informieren.